Sportvereniging KIS & AVG
De Algemene Verordening Gegevensbescherming vereist dat u op de hoogte bent wat de KIS met uw persoonlijke gegevens doet, verwerkt, opbergt en verwijderd.
NAW + gegevens
Ten eerste hebben wij uw algemene gegevens zoals naam, adres, PC + Woonplaats, geboortedatum, geslacht – telefoonnummer / mobiele nummer etc nodig om een ledenadministratie op te zetten. Zonder ledenadministratie kunnen wij u niet indelen. Alle overige gegevens vallen volgens de AVG wet onder ‘bijzondere gegevens’
Bijzondere gegevens
Naast deze gegevens vragen wij ook bijzondere gegevens, zoals uw email adres en de gegevens van uw handicap, huisarts, wie te waarschuwen bij nood en uw medicijngebruik.
Deze gegevens hoeft u niet te verstrekken. Verstrekt u ze wel, dan worden ze verwerkt in de ledenadministratie en ter beschikking gesteld aan de kaderleden van uw sportuur. In noodsituaties kunnen dan uw kaderleden het behandelend medisch personeel informeren over uw handicap en eventuele verdere medische info. Tevens bestaat dan de mogelijkheid om thuisblijvers op de hoogte te stellen.
Deze kaderlden krijgen een lijst met actieve leden met een LIDCODE. Daarnaast krijgen ze een lijst met LIDCODE’s + bijzondere gegevens. Mocht er tijdens een sport uur een calamiteit zijn welke spoedeisende hulp vraagt, kunnen wij aan de hand van deze LIDCODE de hulpdiensten zoals boven vermeld voorzien van informatie over uw handicap en medicatie. Uw bijzondere gegevens staan nooit op een lijst met ook uw persoonlijke gegevens als naam, adres, PC + woonplaats. Dus mocht de lijst met bijzondere gegevens in verkeerde handen komen, dan hebben ze nog niets aan deze gegevens. Immers er staan geen namen bij, alleen LIDCODE’s.
Geheimhouding
In gevolge de AVG wetgeving hebben kaderleden van elk sport uur een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Als misbruik wordt gemaakt van deze positie zal de vereniging passende maatregelen nemen.
Niet verstrekken van de bijzondere gegevens
Ook het email adres valt onder de bijzondere gegevens. Het niet verstrekken van uw email adres heeft tot gevolg dat wij u niet via de digitale snelweg kunnen bereiken. U ontvangt dus ook geen contributienota meer per mail. De consequentie daarvan is dat wij u de contributienota per PostNL moeten aanbieden. Dit zijn voor ons meer kosten en deze kosten worden in het lidmaatschap (zonder email) doorberekend. Op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering doet het bestuur een voorstel en u kunt daar als lid op voor of tegen stemmen. Kortom, u gaat dus meer contributie betalen als u het email adres niet wenst te verstrekken.
Wijzigen van uw gegevens m.b.t. AVG
Wenst u m.b.t. tot de AVG procedure uw toestemming in te trekken, dan kunt u onder vermelding van uw LIDCODE en naam een mail sturen naar AVG-functionaris@deKIS.nl . Vermeld daarbij welke gegevens u intrekt:
a) uw mailgegevens
b) uw bijzondere gegevens.
Uiteraard kunt u dit ook schriftelijk kenbaar maken via ons secretariaat.
Had u geen toestemming gegeven en wilt u dit terugdraaien, dan vult u het formulier ‘akkoordverklaring AVG-protocol‘ in. Dat kunt u hier downloaden.
Hoe ziet u welke toestemming u gegeven hebt?
In de ledenadministratie wordt gebruik gemaakt van zogenaamde lid categoriën. Deze lidcategoriën corresponderen met bijvoorbeeld het sport uur waarvoor u bent ingeschreven. Of bijvoorbeeld de standaard dag waarop u zwemt. En nu ook welke AVG procudure u gekozen hebt. We zien dan :
| Lidcategorie | betekenis |
| AVG | Geen reactie ontvangen omtrent onze AVG procedure |
| AVG-A | Akkoord met alleen verwerking bijzondere gegevens |
| AVG-B | Akkoord met alleen emailverkeer |
| AVG-C | Akkoord met zowel verwerking bijzondere gegevens alsmede toestemming tot email verkeer. |
Bij het secretariaat kunt u ten alle tijde uw lid categorie opvragen. In dit overzicht ziet u ONDERAAN in welke Lid categorie u bent ingeschreven. Zie voorbeeld.
In dit voorbeeld van ons fictieve lid Frits Voorbeeld ziet u onderaan de van toepassing zijnde lidcategoriën staan. Ten eerste AVG-C. Dus in dit voorbeeld is toestemming gegeven voor zowel de bijzondere gegevens alsmede gebruik van emailaccount. Daarnaast ziet u dat Frits Voorbeeld een incassomachtiging heeft afgegeven en op maandag in Heliomare zwemt. Zo kunt u dus ook zien in welke categorie u momenteel bent ingeschreven.
En mocht hierop correcties dienen plaats te vinden kunt u dit ook doorgeven aan het secretariaat. U kunt het secretariaat bereiken via onzecontactpagina. Vermeld duidelijk dat u uw gegevens wenst op te vragen. Om portokosten te besparen ontvangt u deze gegevens alleen digitaal.
Afmelden als lid en AVG
Als u zich afmeld, dan komt u bij de lijst ‘oud-leden’ terecht. En na twee jaar worden uw gegevens verwijderd.
Bewaren door de KIS van uw gegevens
Uw papieren opgaaf om lid te worden, worden op een veilige plek bewaard. Ook deze gegevens worden na afloop van uw lidmaatschap verwijderd.
De digitale bestanden staan in een map die voorzien is van encryptie. Dat wil zeggen dat het zogoed als onmogelijk is om deze map te openen zonder de juiste sleutel.
Deze sleutel is slecht alleen in beheer bij de AVG-functionaris.
De begeleiders van uw sport uur hebben allen een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Dit houdt in dat zij nooit gegevens over u aan derden mogen vertellen c.q. verstrekken.
Op de website hebben wij een privacyverklaring staan. Zodra u de website opent, conformeert u zich met de inhoud en gebruik van de website.
Mocht u nog vragen hebben over de AVG procedure, vraag het gerust aan de AVG functionaris. U kunt hem bereiken via het aparte email adres: